Archivordnung für das Stadtarchiv Schmallenberg

Archivordnung für das Stadtarchiv Schmallenberg

§ 1
Aufgaben und Geltungsbereich
(1)    Die Stadt Schmallenberg unterhält ein Stadtarchiv.
(2)    Aufgabe des Stadtarchivs ist es, Archivgut zu sichern und nutzbar zu machen. Dies kann auch dadurch geschehen, dass das Archivgut digitalisiert und im Internet öffentlich zugänglich gemacht wird.
(3)    Das Archivgut umfasst die Unterlagen der Stadtverwaltung, die von bleibendem Wert sind. Unterlagen sind dienstliche Aufzeichnungen jeder Art, unabhängig von der Form ihrer Speicherung (ArchiG NRW § 2 Abs. 1).
(4)    Mit der archivfachlichen Bewertung entscheidet das Stadtarchiv, ob Unterlagen einen bleibenden Wert haben (ArchiG NRW § 2 Abs. 6).
(5)    Darüber hinaus obliegt es dem Stadtarchiv, ob und in welchem Umfang es Unterlagen übernimmt, welche aus privatem Besitz dem Stadtarchiv angeboten werden (ArchiG NRW § 10 Abs. 6).

§ 2
Anbieten und Abgeben von Unterlagen
(1)    Alle Stellen der Stadtverwaltung sind verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, auszusondern. Die Stellen prüfen in regelmäßigen Abständen, mindestens aber alle zwei Jahre, welche Teile der Unterlagen für die laufenden Dienstgeschäfte nicht mehr benötigt werden (ArchiG NRW § 10 Abs. 4).
(2)    Ausgesonderte Unterlagen sind von der abgegebenen Stelle unter Angabe eines Aktenzeichens, Aktentitels, des zuständigen Sachbearbeiters sowie der Aufbewahrungsfrist dem Archiv vollständig zur Übernahme anzubieten (ArchiG NRW § 2 Abs. 4 und 5). Anzubieten sind auch Unterlagen, die besondere Vorschriften über Geheimhaltung oder über den Datenschutz unterworfen sind. Gesetzliche Vorschriften über die Löschung oder Vernichtung unzulässig erhobener oder verarbeiteter Daten oder Unterlagen bleiben unberührt.

§ 3
Nutzung von Archivgut
(1)    Jede Person kann das Archivgut des Stadtarchivs nach Maßgaben dieser Archivordnung auf Antrag nutzen (ArchiG NRW § 6 Abs. 1).
(2)    Die Nutzung kann mit Auflagen verbunden oder unter dem Vorbehalt des Widerrufs genehmigt werden, um öffentliche Belange zu schützen oder schutzwürdige Interessen Betroffener zu wahren.
(3)    Das Stadtarchiv kann die Nutzung gemäß ArchiG NRW § 6 Abs. 2 einschränken oder versagen.
(4)    Ämter der Stadtverwaltung, die Unterlagen an das Stadtarchiv abgegeben haben, können jederzeit auf die archivierten Unterlagen zurückgreifen, wenn sie diese benötigen, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Sie haben auch Zugriff auf das bei ihren Rechtsvorgängern entstandene Archivgut (ArchiG NRW § 6 Abs. 4).
(5)     Weiteres regelt die angehängte Benutzerordnung.

§ 4
Inkrafttreten
Diese Archivordnung tritt am Tage nach der öffentlichen Bekanntmachung in Kraft.

Schmallenberg, den 10.12.2024

König
Bürgermeister