Moderne Verwaltung

Die Stadt Schmallenberg verarbeitet eingehende Rechnungen ab sofort nur noch elektronisch. Ausdrucken, stempeln, kopieren und abheften gehören der Vergangenheit an.

In der Stadtverwaltung fielen jedes Jahr allein durch die Bearbeitung von Rechnungen zehntausende Seiten Papier an. Die Dokumente durchliefen mehrere Stationen im Rathaus und landeten am Ende in Aktenordnern in Regalen oder Schränken. Nachdem die Stadt die Verwaltungsabläufe weiter modernisiert und auf den elektronischen Rechnungsworkflow umgestellt hat, werden neben jeder Menge Papier auch Geld und Zeit gespart. Denn die digitalen Dokumente sind in der Verwaltung von überall abrufbar und lassen sich in Sekunden verschicken.

Alle Rechnungen, die unter rechnung@schmallenberg.de eingehen, werden direkt medienbruchfrei, also digital weiterverarbeitet. „Die Rechnungsdaten werden ausgelesen, die Rechnungen werden geprüft und genehmigt und abschließend auch digital archiviert“, erzählt die Amtsleiterin der Finanzabteilung der Stadt Schmallenberg, Ellen Radmacher. „Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtverwaltung können einsehen, wo sich Rechnungen aktuell befinden und bearbeitet werden oder ob sie schon ausgezahlt wurden. So können wir bei Nachfragen schneller und besser Auskunft geben“, erklärt Ellen Radmacher.

Weitere Vorteile durch die Umstellung auf den elektronischen Rechnungsworkflow: Rechnungen können insgesamt schneller bearbeitet werden, Fehler bei der Dateneingabe passieren eher selten.

Rechnungen, die weiterhin in Papierform bei der Stadt eingehen, werden gescannt, mittels einer Software ausgelesen und letztlich als digitale Daten in den Rechnungsworkflow aufgenommen. „Zeit und Geld zu sparen ist das eine. Dadurch, dass wir die Rechnungsverarbeitung digitalisiert haben, stellen wir uns als Stadt zunehmend klimafreundlich auf, denn es ist ja bekannt, dass Co2-Emmissionen minimiert werden, je weniger Papier verbraucht wird“, sagt Amtsleiterin Ellen Radmacher.