Benutzerordnung für das Stadtarchiv Schmallenberg
Benutzerordnung für das Stadtarchiv Schmallenberg
§ 1
Benutzung
Die im Archiv der Stadt Schmallenberg verwahrten Archivalien können von jedermann benutzt werden, soweit gesetzliche Bestimmungen oder Regelungen der Stadt Schmallenberg und diese Benutzungsordnung dem nicht entgegenstehen.
§ 2
Art der Benutzung
(1) Die Benutzung kann erfolgen
a) für dienstliche Zwecke von Behörden und Gerichten,
b) für wissenschaftliche Forschungen,
c) für private Zwecke,
d) für sonstige Zwecke.
(2) Zur Benutzung können nach Ermessen des Archivs
a) Archivalien im Original oder
b) Reproduktionen vorgelegt oder
c) Auskünfte aus den Archivalien gegeben werden.
(3) Benutzer werden archivfachlich beraten, auf weitergehende Hilfe, z.B. beim Lesen älterer Text, besteht kein Anspruch.
§ 3
Benutzungsantrag
(1) Bei erstmaliger Nutzung hat der Benutzer schriftlich einen Antrag auf Benutzungsgenehmigung zu stellen.
(2) Der Benutzer muss gleichzeitig eine schriftliche Erklärung darüber abgeben, dass er bestehende Urheber- und Personenschutzrechte beachten und Verstöße gegenüber den Berechtigten selbst vertreten wird.
(3) Der Benutzer ist verpflichtet, von jeder Veröffentlichung, die wesentlich auf der Benutzung von Archivalien im Archiv der Stadt Schmallenberg beruht, ein Belegstück abzuliefern.
§ 4
Benutzungsgenehmigung
(1) Die Benutzungsgenehmigung erteilt die Archivleitung.
(2) Die Genehmigung kann eingeschränkt oder versagt werden, wenn
a) schutzwürdige Belange der Bundesrepublik, der Bundesländer, von Gebietskörperschaften, ihren Organisationseinheiten oder
b) schutzwürdige Belange Betroffener oder Dritter beeinträchtigt werden könnten oder
c) Rechtsvorschriften über Geheimhaltung verletzt würden oder
d) die Archivalien durch die Stadt Schmallenberg benötigt werden oder
e) ein nicht vertretbarer Verwaltungsaufwand entstehen würde oder
f) durch die Benutzung der Erhaltungszustand der Archivalien gefährdet würde. In diesem Fall ist die Benutzung auf andere Weise zu ermöglichen (vgl. § 2 Abs. 2).
(3) Die Genehmigung kann insbesondere bei Benutzungen nach § 5 Abs. 2 bis 3 mit Auflagen verbunden werden, z.B. bestimmte Informationen vertraulich zu behandeln oder das Manuskript vor einer Veröffentlichung zur Einsicht vorzulegen.
(4) Die Genehmigung ist zu entziehen, wenn Gründe bekannt werden, die zu einer Einschränkung oder Versagung nach Abs. 2 geführt hätten, oder der Benutzer gegen diese Benutzerordnung verstößt.
(5) Die Genehmigung ist auch zu entziehen, wenn der Benutzer Archivalien unsachgemäß behandelt, beschädigt, verändert oder deren innere Ordnung stört.
§ 5
Benutzung amtlichen Archivgutes
(1) Archivgut amtlicher Herkunft, das im Archiv der Stadt Schmallenberg verwahrt wird, kann 30 Jahre nach Schließung der Unterlagen benutzt werden, soweit dem nicht gesetzliche Vorschriften entgegenstehen. Archivgut, welches einem Berufs- oder besonderen Amtsgeheimnis oder besonderen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterlag, darf erst 60 Jahre nach Schließung der Unterlagen benutzt werden (ArchiG NRW § 7 Abs. 1).
(2) Für Archivgut, das sich nach seiner Zweckbestimmung oder seinem wesentlichen Inhalt auf eine oder mehrere natürliche Personen bezieht, endet die Schutzfrist nicht vor Ablauf von 10 Jahren nach dem Tod, 100 Jahren nach der Geburt, sofern das Todesjahr nicht bekannt ist, bzw. 60 Jahren nach Entstehung der Unterlagen, wenn weder das Todes- noch das Geburtsjahr bekannt sind (ArchiG NRW § 7 Abs. 1).
(3) Die Schutzfristen nach Abs. 1 und 2 können verkürzt werden, im Falle von Abs. 2 jedoch nur, wenn
a) die Betroffenen, im Falle ihres Todes deren Rechtsnachfolgern gemäß ArchiG NRW § 6 Abs. 3 in die Nutzung eingewilligt haben, es sei denn, ein Betroffener hat zu Lebzeiten der Nutzung nachweislich widersprochen, oder die Erklärung wäre nur persönlich durch die Betroffenen möglich gewesen oder
b) das Archivgut zu benannten wissenschaftlichen Zwecken oder zur Wahrung rechtlichen Interesses genutzt wird und dann durch geeignete Maßnahmen sichergestellt ist, dass schutzwürdige Belange Betroffener nicht beeinträchtigt werden oder
c) dies im überwiegend öffentlichen Interesse liegt.
(4) Die Schutzfristen gelten nicht für Archivalien, die bereits bei ihrer Entstehung zur Veröffentlichung bestimmt waren.
(5) Über die Verkürzung der Schutzfristen entscheidet die Archivleitung. Sie kann ergänzende Sicherungen, insbesondere nach § 4 Abs. 3, anordnen.
(6) Unterliegen Archivalien Rechtsvorschriften des Bundes, so sind auf diese die Regelungen des Bundesarchivgesetzes in der jeweils gültigen Fassung anzuwenden.
(7) Rechtsansprüche Betroffener auf Löschung, Berichtigung oder Gegendarstellung bzw. Anonymisierung oder Sperrung, sowie auf Auskunft und Nutzung (ArchiG NRW § 5 Abs. 3 und 4 sowie § 6 Abs. 3 und 4) bleiben von den Regelungen der Absätze 1 bis 4 unberührt.
§ 6
Benutzung privaten Archivgutes in Verwahrung der Stadt Schmallenberg
Für die Benutzung von Archivgut privater Herkunft, das im Archiv der Stadt Schmallenberg verwahrt wird, gilt § 5 entsprechend, soweit mit den Verfügungsberechtigten der Archivalien keine andere Vereinbarung getroffen sind.
§ 7
Auswärtige Benutzung
In besonders begründeten Fällen besteht bei genehmigten Benutzungen die Möglichkeit, Archivalien auf Kosten des Benutzers zur Einsichtnahme an andere hauptamtlich geleitete Archive auszuleihen.
§ 8
Reproduktion, Nutzung
(1) Von den vorgelegten Archivalien können in begrenztem Umfang auf Kosten der Benutzer Kopien oder andere Reproduktionen angefertigt werden, soweit der Erhaltungszustand der Archivalien dies erlaubt. Eine Weitergabe von Reproduktionen an Dritte ist nicht zulässig.
(2) Die Wiedergabe von Archivalien in Veröffentlichungen ist nur mit Nennung der Quelle wie des Archives zulässig.
§ 9
Kosten der Benutzung
(1) Die Benutzung des Archivs ist unentgeltlich.
(2) Entstehende Kosten (z.B. für Reproduktionen) oder Sonderleistungen werden, soweit nicht anders bestimmt ist, nach der Verwaltungsgebührenordnung der Stadt Schmallenberg berechnet.
Schmallenberg, den 16.12.2024
König
Bürgermeister