Die Stadt Schmallenberg bietet die Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrengesetzes. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger einen Zugang eröffnet hat. Die Stadt Schmallenberg hat einen entsprechenden Zugang unter folgenden technischen Rahmenbedingungen eröffnet:

De-Mail.

Die Stadt Schmallenberg ist über De-Mail unter der folgenden Adresse elektronisch sicher und vertraulich zu erreichen:

post@schmallenberg.de-mail.de

De-Mail bietet zusätzliche Sicherheit, denn die bei herkömmlicher E-Mail fehlende Nachweisbarkeit des Eingangs ist mit der Nutzung von De-Mail möglich. Unter Verwendung der (durch den De-Mail-Anbieter) qualifiziert elektronisch signierten Versand- und Eingangsbestätigungen können sowohl Sender als auch Empfänger nachweisen, dass eine Nachricht versendet wurde oder eingegangen ist.

Mit De-Mail kann man verbindliche Rechtsgeschäfte abschließen, solange keine besonderen Erfordernisse an die Form des Rechtsgeschäftes bestehen. Für einen im Verhältnis zum Gesamtvolumen geringen Anteil der Rechtsgeschäfte ist die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben. Die elektronische Abwicklung solcher Rechtsgeschäfte setzt heute in der Regel eine qualifizierte elektronische Signatur nach Signaturgesetz durch den Nutzer voraus. De-Mail kann auch in diesen Fällen genutzt werden, allerdings muss die entsprechende De-Mail oder das per De-Mail versandte Dokument dann zusätzlich durch den Nutzer qualifiziert elektronisch signiert werden (siehe unten).

Der Versand per De-Mail allein ersetzt also nicht immer die Schriftform. Durch das E-Government-Gesetz der Bundes sind andere weitere Möglichkeiten geschaffen worden, die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform  durch alternative elektronische Verfahren, insbesondere De-Mail, zu ersetzen.

Signatur:
Für eine formgebundene elektronische Kommunikation (hier ist Ihre eigenhändige Unterschrift gesetzlich vorgeschrieben) müssen Sie Ihr Dokument mit einer sogenannten qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 2 des Signaturgesetzes versehen.

Die Stadt Schmallenberg kann aus technischen und rechtlichen/organisatorischen Gründen derzeit noch keine elektronischen Signaturen auf Echtheit und Gültigkeit prüfen. Dies hat zur Folge, dass Dokumente, die einem Schriftformerfordernis unterliegen, nicht in elektronischer Form übersendet werden können. Verwenden Sie hierzu bitte die Briefpost.

Dateiformate:
Möchten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Verwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Stadt Schmallenberg nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann. Folgende Dateiformate können derzeit verarbeitet werden:

1.    PDF-Dateiformate (pdf)
2.    Rich Text Format (rtf)
3.    Microsoft Word ab Version 2010 (docx)
4.    Microsoft Excel ab Version 2010 (xlsx)
5.    Grafik-Dateiformate (jpg, jpeg, bmp, tif, gif)

Verwenden Sie abweichende Dateiformate, so kann die E-Mail unter Umständen nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste laufend aktualisiert wird. E-Mails, deren Dateianhänge Makros oder sonstige ausführbare Dateien enthalten, werden nicht bearbeitet.

Weitere E-Mail-Adressen:
Alle anderen bekannten Mailadressen, sowie personenbezogene Mail-Adressen von Mitarbeiterinnen/ Mitarbeitern der Verwaltung, stellen keinen offiziellen Maileingang dar und bewirken keinen rechtsverbindlichen Zugang.

Weitere Informationen zur DE-Mail:

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik bietet unter dem Stichwort DE-Mail weiterführende Informationen an.